Υπάρχει μια ειρωνεία στο να γράφω αυτό το άρθρο για την παραγωγικότητα. Είναι 5 το απόγευμα, έχω ανοιχτές 27 καρτέλες στον browser, το τηλέφωνό μου έχει χτυπήσει 8 φορές την τελευταία ώρα, και προσπαθώ να θυμηθώ γιατί άνοιξα το Notion πριν 10 λεπτά. Σου ακούγεται γνώριμο;
(Αυτά θα ίσχυαν 5 χρόνια πριν. Ευτυχώς για μένα, έχω κάνει σημαντικές αλλαγές από τότε. 🙂 )
Η αλήθεια είναι ότι η παραγωγικότητα εργασίας δεν είναι αυτό που μας έχουν πει. Δεν είναι το να ξυπνάς στις 5 το πρωί, ούτε το να έχεις το τέλειο morning routine. Και σίγουρα δεν είναι το να νιώθεις ενοχές επειδή δεν είσαι σαν τους productivity gurus του LinkedIn που καταφέρνουν να διαβάσουν 52 βιβλία το χρόνο ενώ τρέχουν μαραθώνιους και μεγαλώνουν 3 παιδιά.
Γιατί το multitasking σε κάνει λιγότερο παραγωγικό (και πιο κουρασμένο)
Ας ξεκινήσουμε με τον μεγαλύτερο μύθο: το multitasking. Ξέρεις αυτή την αίσθηση όταν απαντάς σε emails ενώ είσαι σε meeting και ταυτόχρονα σκέφτεσαι τι θα μαγειρέψεις το βράδυ; Νομίζεις ότι είσαι παραγωγικός, αλλά στην πραγματικότητα ο εγκέφαλός σου κάνει context switching – και αυτό κοστίζει.
Κάθε φορά που αλλάζεις εργασία, χρειάζονται περίπου 23 λεπτά για να επανέλθει η πλήρης συγκέντρωσή σου. Σκέψου το: αν σε διακόψουν 4 φορές την ημέρα, χάνεις σχεδόν μιάμιση ώρα απλά προσπαθώντας να ξαναβρείς τον ρυθμό σου. Αυτό δεν είναι παραγωγικότητα – είναι χάος με φανταχτερό όνομα.
Η λύση; Time blocking. Όχι όμως αυτό το άκαμπτο σύστημα που βλέπεις στο Instagram. Κάτι πιο ρεαλιστικό: δέσμευσε 2-3 ώρες την ημέρα για deep work – δουλειά που απαιτεί όλη σου την προσοχή. Κλείσε τις ειδοποιήσεις, βάλε το τηλέφωνο σε άλλο δωμάτιο αν χρειάζεται, και δώσε στον εαυτό σου την άδεια να εστιάσει.
Η αναβλητικότητα δεν είναι τεμπελιά (είναι φόβος)
Ας μιλήσουμε κάπου εδώ για τον ελέφαντα στο δωμάτιο: την αναβλητικότητα. Όλοι την έχουμε νιώσει. Αυτή τη στιγμή που ξέρεις ότι πρέπει να ξεκινήσεις εκείνο το project, αλλά ξαφνικά το να οργανώσεις τα συρτάρια της κουζίνας φαίνεται επείγον.
Η αναβλητικότητα σπάνια έχει να κάνει με τεμπελιά. Συνήθως κρύβει φόβο – φόβο αποτυχίας, φόβο ότι δεν είμαστε αρκετά καλοί, φόβο ότι θα κριθούμε. Ο εγκέφαλός μας, στην προσπάθειά του να μας προστατεύσει από αυτά τα δυσάρεστα συναισθήματα, μας σπρώχνει προς πιο “ασφαλείς” δραστηριότητες. Όπως το scrolling στο Instagram για 45 λεπτά.
Η τεχνική των 2 λεπτών που προτείνω στους μαθητές μου στο SMARTer είναι απλή: αν κάτι παίρνει λιγότερο από 2 λεπτά, κάν’ το τώρα. Αν παίρνει περισσότερο, σπάσ’ το σε μικρότερα βήματα. Θέλεις να γράψεις μια αναφορά 20 σελίδων; Ξεκίνα με το να ανοίξεις ένα έγγραφο και να γράψεις τον τίτλο. Τίποτα παραπάνω. Αύριο γράφεις την πρώτη παράγραφο. Μικρές νίκες που χτίζουν momentum.
Το burnout δεν είναι “badge of honor”
Κάπου στην πορεία, η κουλτούρα της υπερ-παραγωγικότητας μας έπεισε ότι το να είμαστε συνεχώς κουρασμένοι είναι ένδειξη σκληρής δουλειάς και αξίας. Ότι το burnout είναι σαν ένα μετάλλιο που αποδεικνύει πόσο αφοσιωμένοι είμαστε. Spoiler alert: δεν είναι.
Το burnout δεν σε κάνει ήρωα – σε κάνει λιγότερο αποτελεσματικό, λιγότερο δημιουργικό και κάνει πολύ πιο πιθανό το να κάνεις λάθη. Η πραγματική παραγωγικότητα στην εργασία δεν είναι να δουλεύεις 12 ώρες την ημέρα. Είναι να δουλεύεις 6-7 ώρες με πλήρη συγκέντρωση και μετά να έχεις ενέργεια για τη ζωή σου εκτός γραφείου.
Ένας απλός τρόπος αυτο-διάγνωσης: αν χρειάζεσαι περισσότερο από 2 καφέδες για να λειτουργήσεις, αν ξεχνάς συνεχώς πράγματα που συνήθως θυμάσαι, αν νιώθεις ότι τρέχεις αλλά δεν προλαβαίνεις τίποτα – μάλλον είναι ώρα να επανεξετάσεις το σύστημά σου.
Η τεχνολογία: σύμμαχος ή εχθρός της παραγωγικότητας;
Θυμάμαι όταν πρωτοξεκίνησα να χρησιμοποιώ productivity apps. Κατέληξα να περνάω περισσότερο χρόνο οργανώνοντας τα to-do lists μου παρά κάνοντας όσα κατέγραφα σε αυτά.
Η τεχνολογία μπορεί να ενισχύσει την παραγωγικότητά σου, αλλά μόνο αν την χρησιμοποιείς στρατηγικά. Το Notion δεν θα λύσει τα προβλήματα οργάνωσής σου αν δεν έχεις ήδη ένα σύστημα. Το Forest app δεν θα σε κάνει πιο focused αν δεν έχεις ήδη αποφασίσει τι είναι προτεραιότητα.
Ο κανόνας μου: χρησιμοποίησε το πιο απλό εργαλείο που κάνει τη δουλειά. Για πολλούς, αυτό είναι ένα απλό σημειωματάριο και ένα στυλό. Για άλλους, είναι ένα Google Doc. Μην πέσεις στην παγίδα του productivity porn – το να βλέπεις ευχάριστα setups για τον χώρο ή το Bullet Journal σου στο Pinterest δεν θα σε κάνει πιο παραγωγικό.
Η δύναμη του “όχι” και των ορίων
Ίσως η πιο σημαντική δεξιότητα για την αύξηση της παραγωγικότητας δεν είναι το να μάθεις να κάνεις περισσότερα, αλλά το να μάθεις να λες όχι σε περισσότερα πράγματα. Κάθε “ναι” που λες είναι ένα “όχι” σε κάτι άλλο – συνήθως στον χρόνο σου, την ενέργειά σου ή την ψυχική σου υγεία.
Αυτό δεν σημαίνει να γίνεις αντικοινωνικός ή μη συνεργάσιμος. Σημαίνει να είσαι επιλεκτικός. Πριν πεις ναι σε κάτι, διερωτήσου: αυτό ευθυγραμμίζεται με τις προτεραιότητές μου; Θα με φέρει πιο κοντά στους στόχους μου; Αν προσθέσω αυτό, τι θα χρειαστεί να αφαιρέσω;
Ένα πρακτικό tip που δίνω συχνά: δημιούργησε ένα “not-to-do list”. Γράψε όλα αυτά που σε αποσπούν, σου τρώνε χρόνο χωρίς πραγματική αξία, ή απλά δεν είναι προτεραιότητα αυτή τη στιγμή. Και μετά κάνε commit στο να μην τα κάνεις. Είναι απελευθερωτικό.
Εν κατακλείδι
Η παραγωγικότητα, στην ουσία της, δεν είναι το να κάνεις περισσότερα. Είναι το να κάνεις τα σωστά πράγματα, με τον σωστό τρόπο, για τους σωστούς λόγους. Δεν είναι ένας αγώνας ταχύτητας – είναι μαραθώνιος που απαιτεί στρατηγική, αυτογνωσία και, πάνω απ’ όλα, συμπόνια απέναντι στον εαυτό σου.
Την επόμενη φορά που θα νιώσεις ότι δεν είσαι “αρκετά παραγωγικός”, θυμήσου: δεν είσαι ρομπότ. Είσαι άνθρωπος με περιορισμένη ενέργεια, συγκέντρωση και χρόνο. Η πρόκληση δεν είναι να γίνεις υπεράνθρωπος, αλλά να μάθεις να συνεργάζεσαι με τον εγκέφαλο και το σώμα σου, όχι να δουλεύεις εναντίον τους.
Και αν όλα τα άλλα αποτύχουν; Κλείσε τον υπολογιστή, πάρε μια βαθιά ανάσα και θυμήσου ότι η πιο παραγωγική μέρα μπορεί να είναι αυτή που επιτρέπεις στον εαυτό σου να ξεκουραστεί. Γιατί μερικές φορές, το να μην κάνεις τίποτα είναι ακριβώς αυτό που χρειάζεσαι για να μπορέσεις να κάνεις τα πάντα αύριο.
Δημιούργησα ένα σύστημα διαχείρισης χρόνου 4 βημάτων που σε βοηθά να πάρεις τον έλεγχο της μέρας σου, να περιορίσεις το στρες και να δημιουργήσεις χώρο για ό,τι έχει πραγματικά σημασία: Το T.I.M.E. framework™. Μπορείς να αποκτήσεις πρόσβαση εδώ και να βάλεις στη ζωή σου στρατηγικές που όντως λειτουργούν – χωρίς το burnout και τις ενοχές.
Πηγές/Επιπλέον προτεινόμενο υλικό
- David Allen – Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity
- Cal Newport – Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World
- Deep Work – Πώς να πετύχεις περισσότερα σε λιγότερο χρόνo
- Time Blocking – Το #1 hack παραγωγικότητας των πιο επιτυχημένων